Nous proposons :

Nous offrons un poste de Secrétaire/Archiviste (m/f) basé à Libreville. Dans le cadre de cet emploi, la personne recrutée se verra attribuer des fonctions qui dépendront des besoins de la Délégation. Lors du recrutement, le candidat retenu occupera une fonction spécifique de secrétaire/archiviste. Dans le cadre de cette fonction professionnelle, sous l’autorité de la Cheffe de Délégation et la supervision directe du Chef de Coopération et du Chef d’Equipe, le candidat retenu apportera l’appui en secrétariat et archivage physique et numérique, en tâches administratives et en organisation pratique des activités:

1. SECRÉTARIAT :

• Traitement et suivi d'une partie du courrier "Arrivée" (papier et électronique) pour la Section Coopération, notamment:

• Enregistrement, pré-attribution, copie, numérisation dans le système informatisé ARES.
• Préparation et suivi des signataires, expédition des documents, suivi des chronos "Arrivée/Départ".
• Autres tâches diverses relatives au traitement du courrier (classement, transmission du courrier aux chargés de programme, superviser le respect des échéances, etc….).

• Assister les membres de la Section dans des tâches générales de secrétariat, y compris :

• Traitement de textes, rédaction de correspondance sur base d'instructions sommaires, recherche documentaire, préparation de réunions, rédaction des comptes rendus, réception courtoise des visiteurs, tenue d'agendas, secrétariat téléphonique.
• Préparation des missions pour le personnel de la coopération.
• Création, archivage et clôture des dossiers sur support physique et électronique.

• Environ 30% de ces tâches seront dédiées aux besoins du bureau de coopération de l’UE à São Tomé-et-Principe.
• Appuis ponctuels au secrétariat du Chef de Délégation
• Toute autre tâche confiée par le Chef de Section, liée à l'environnement du poste.

2. ARCHIVAGE :

• Selon les normes en vigueur, faire la fusion des dossiers contractuels Coopération/ Finances/Contrats, les classer et lister puis mettre en boîte étiquetée, pour conservation dans la salle d’archives de la Délégation, ou transmission aux archives centraux ou historiques selon le cas.
• Triage, destruction et déclassement des archives de plus 10 ans.
• Suivi de l’archivage et clôture des dossiers projets dans le système informatisé ARES.

Qualifications et expérience requises

• Etudes secondaires (niveau fin d’études secondaires du second cycle : Baccalauréat). Une formation en secrétariat serait un plus.
• Bonne connaissance du traitement de texte, des tableurs (p.ex. excel), des systèmes de présentation de documents et de la messagerie électronique. La connaissance d’un système informatisé de traitement du courrier serait un atout.
• 3 ans d’expérience professionnelle en secrétariat, relations publiques, événementiel, accueil et organisation, ou domaines voisins, pertinents pour les tâches à exécuter, de préférence dans une ambassade, organisation internationale ou équivalent.
• Maîtrise du français, écrit et parlé (niveau C2 « utilisateur expérimenté ») et bonne connaissance de l’anglais (minimum niveau B2 « utilisateur indépendant »).  En outre, la connaissance de l’espagnol ou du portugais sera un avantage.
• Sens des responsabilités et capacité à travailler en équipe et sous pression.
• Capacité d’organisation et priorisation.
• Une connaissance générale des institutions, priorités et politiques de l’UE serait considérée comme un atout.
• Une expérience professionnelle au sein d’une mission diplomatique et/ou organisation internationale serait considérée comme un atout.
• Etre de nationalité gabonaise ou posséder les autorisations nécessaires pour exercer un emploi conformément à la législation locale.

Comment soumettre votre candidature

Veuillez adresser votre candidature et les pièces justificatives à l’adresse électronique suivante :

[email protected]

avec la référence DELGAB-RH/02/2022

La candidature doit contenir :

• une lettre de motivation,
• un CV détaillé
• les documents attestant d’une expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans des tâches similaires
• une copie des diplômes
• une photocopie de la carte d’identité
• un numéro de téléphone où joindre le candidat et une adresse email

Procédure de sélection :

Evaluation des candidatures afin d’établir une liste de sélection de candidats répondant aux conditions minimales – épreuve écrite et entretien avec le panel constitué à cet effet.

Le/la candidat(e) sélectionné(e) devra présenter les originaux de ses diplômes et attestations de travail.

Date limite pour le dépôt des candidatures: 05.04.2022