TÉRMINOS DE REFERENCIA

Oportunidad

La Delegación de la Unión Europea en Cuba acoge su recepción anual del Día de Europa el 9 de mayo.

El evento se celebrará este año el jueves 8 de mayo, comenzará aproximadamente a las 6 pm y terminará a las 10 pm.

El Día de Europa, también conocido como "Día de Schuman", es una celebración anual de la paz y la unidad en Europa. En esta celebración en La Residencia oficial de la Embajadora, reúne a más de 300 invitados: los dignatarios diplomáticos y cubanos, representantes del mundo empresarial, la sociedad civil y los socios internacionales.

Este evento es una excelente oportunidad para que las empresas / organizaciones promuevan su imagen, marcas / servicios a través del patrocinio corporativo y la colaboración con la Delegación de la Unión Europea en Cuba.

A partir de este año abrimos la posibilidad a empresas / organizaciones interesadas en realizar un patrocinio corporativo para este importante evento europeo, al tiempo que promueven su imagen o marcas.

Se firmará un acuerdo de patrocinio corporativo que incluya los términos y condiciones con cada empresa que decida sumarse.

Criterios principales

1. La naturaleza y las actividades del patrocinador deben estar en consonancia con los principios, valores y compromisos de la Unión Europea (UE).
2. La naturaleza y las actividades del patrocinador no deben socavar las políticas de la UE en ámbitos como la política exterior, social, sanitaria y medioambiental.
3. El / los patrocinador (es) podrán ser organizaciones y empresas públicas o privadas.
4. Los patrocinadores no pueden implicar un posible conflicto con la misión y los objetivos de la Unión Europea.
5. El patrocinador no debe encontrarse en la situación mencionada en el Artículo 136 (1) y 141 (1) del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento Europeo y del Consejo del 18 de julio de 2018 sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión, modificando los Reglamentos (UE) No 1296/2013, (UE) No 1301/2013, (UE) No 1303/2013, (UE) No 1304/2013, (UE) no 1309/2013, (UE) No 1316/2013, (UE) No 223/2014, (UE) No 283/2014, y la Decisión No 541/2014/ UE y la derogación del reglamento (UE, Euratom) No 966/2012. Para esto, el patrocinador deberá proporcionar la declaración de honor sobre exclusión y criterios de selección.

Las contribuciones financieras directas a la Delegación de la Unión Europea están prohibidas por las Reglas Financieras de las Instituciones de la Unión Europea.

En ese caso, las contribuciones deben ser en especie. Por esto se entiende la provisión directa de bienes o servicios por el patrocinador o la financiación de bienes o servicios (o de sus partes), pagada directamente por el patrocinador al proveedor.

¿Qué pueden esperar los patrocinadores?

Las empresas interesadas en participar podrán optar por los dos paquetes, en base al valor estimado de los bienes o servicios ofrecidos, cada uno con su respectivo nivel de exposición y visibilidad:

1. Paquete Platinum (valor >5 000 EUR)

1. Colocación del logotipo en la invitación bajo el encabezado "auspiciado por".
2. Colocación del logotipo en lugar prominente en las pantallas de las salas y back institucional bajo el encabezado "auspiciado por".
3. Oportunidad de exhibir los productos / servicios del patrocinador en la entrada o en el perímetro de la celebración.
4. Oportunidad de incluir el material publicitario del patrocinador junto al material de visibilidad entregado por la Delegación.
5. Exhibición de dos banderines/banners grandes en el vestíbulo / área de entrada de la recepción con el logo del auspiciante
6. Seis pases para los invitados del patrocinador para el evento.
7. Reconocimiento especial en las palabras de apertura del Embajador de la Unión Europea.

2. Paquete Oro (valor >1000 - 5000 EUR)

1. Colocación del logotipo en pantallas de las salas y back institucional bajo el encabezado "auspiciado por".
2. Oportunidad de incluir el material publicitario del patrocinador junto al material de visibilidad entregado por la Delegación.
3. Exhibición de un banderín / banner en el vestíbulo / área de entrada de la recepción con el logo del auspiciante.
4. Tres pases para los invitados del patrocinador para el evento.

NOTA IMPORTANTE:

• A título informativo, la contribución en especie puede abarcar, por ejemplo:
  • CATERING Y MOZOS
  • LOGÍSTICA (pantalla, otros)
  • BEBIDAS ALCOHÓLICAS
  • FLORES Y DECORACIÓN
  • CARPAS
  • MÚSICOS
  • ASISTENTES
  • OTROS (deberán ser discutidos con la Delegación de la UE)
• Los patrocinadores no podrán realizar marketing activo (ventas) de sus productos / servicios ni están autorizados a tener personal comercial para actividades promocionales durante el evento.
• Los patrocinadores pueden sugerir otra forma de patrocinio en especie para la consideración de la Delegación tomando en cuenta los montos descritos en cada paquete.
• Al firmar el Acuerdo de Patrocinio Corporativo, las partes acuerdan los términos y condiciones para el patrocinio corporativo.

Compromisos del patrocinador:

Aquellos que sean seleccionados como patrocinadores serán invitados a contribuir con el evento del Día de Europa en forma de servicios o suministro de bienes.

Solo se aceptarán contribuciones en especie.

Los patrocinadores deben declarar el valor estimado en euros de los bienes y / o servicios ofrecidos.

Los patrocinadores deben tener en cuenta que el SEAE registra todos los patrocinios superiores a 1 000 EUR y registra y publica todos los patrocinios superiores a 5 000 EUR en el sitio web de la Delegación.

Los patrocinadores deben tener en cuenta que el SEAE procesa datos personales de conformidad con el Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas con respecto al tratamiento de datos personales por las instituciones, oficinas y agencias de la Unión, y a la libre circulación de esos datos, y por el que se derogan el Reglamento (CE) No 45/2001 y la Decisión No 1247/2002/CE. En caso de que los datos personales deban ser transmitidos a cualquier patrocinador, como destinatario, la organización debe garantizar el mismo nivel de protección de datos garantizado por el marco de protección de datos de la UE, y en particular por el Reglamento (UE) 2018/1725.

Los patrocinadores no podrán opinar sobre el contenido del evento.

Revisión y selección

1. La Delegación de la Unión Europea en Cuba revisará las solicitudes y determinará las organizaciones / empresas que mejor se alineen con el objetivo central del evento a ser patrocinado. Los criterios de selección incluyen el atractivo del patrocinio en términos de bienes o servicios proporcionados y la coherencia entre el evento patrocinado del Día de Europa y la promoción del patrocinador.
2. La Delegación de la Unión Europea en Cuba se reserva el derecho de no aceptar propuestas que, por la naturaleza del patrocinio o de las actividades del patrocinador, se consideren incompatibles con el rol institucional de la Unión Europea. La Delegación de la Unión Europea en Cuba también se reserva el derecho de rechazar cualquier patrocinio que no se considere coherente con el propósito del evento.

Modalidades y plazo para enviar las propuestas de patrocinio

Las empresas interesadas deberán enviar su propuesta de patrocinio por email a la dirección [email protected] a más tardar el día 15 de marzo de 2025 a las 17h00. La solicitud debe incluir:

• El nombre de la empresa.
• El paquete elegido (Platinum u Oro).
• Los bienes o servicios específicos que se quieren proveer o la indicación de que la empresa quiere financiar directamente la provisión (o parte de la provisión) de bienes y servicios por determinar.
• La estimación del valor de los servicios y/o bienes suministros.
• Nombre, email y teléfono de persona de contacto para seguimiento del tema

Cualquier pregunta puede ser dirigida por correo electrónico a [email protected]