Nous offrons :

Un poste d’assistant(e) administratif(ve), agent local, groupe de fonction 2, à la section Administration, une équipe composée de 16 personnes.

Dans le cadre de ce poste, la personne recrutée se verra attribuer des fonctions selon les besoins de la Délégation et de l'évolution de ces besoins. Le candidat retenu travaillera sous la supervision et la responsabilité du Chef de la section Administration et fournira une expertise et une assistance dans la gestion administrative, logistique et financière des dossiers liés à la co-location avec les entités concernées (FPI, ECHO, BEI, FRONTEX, etc.).

Les principales tâches et fonctions suivantes sont actuellement requises :

1. Assistance financière :

• Planification et budgétisation des besoins
• Gestion financière et contractuelle des contrats et engagements
• Enregistrement des contrats dans la base de données Abac Contrat
• Suivi des échéances des contrats/prestations de service
• Assurer la cohérence des procédures entre le gestionnaire opérationnel et la comptabilité dans le suivi des engagements et des paiements
• Elaboration des rapports financiers et budgétaires
• Elaboration d'un tableau de bord annuel du budget et suivi de l'exécution et des dégagements
• Gestions des dossiers d’achat, y compris :
  • Etudes de marché
  • Rédaction des spécifications techniques des cahiers des charges pour les appels d’offre
  • Préparation et rédaction des appels d'offre pour les contrats, prestations et services en coordination avec le gestionnaire logistique responsable de la définition des aspects techniques du cahier de charge
  • Gestion des procédures de dépouillement des appels d'offre et attribution des marchés (nomination des comités, rédaction des rapports d'ouverture et évaluation des offres jusqu'à l'attribution du marché)

2. Assistance logistique

• Gestion des bureaux et logements
• Suivi des contrats/bons de commande
• Négociation avec les fournisseurs
• Gestion du parc de logements
• Encodage et mise à jour de l’outil de gestion des dossiers immobiliers
• Relations avec les agences immobilières/propriétaires
• Planifications et suivi des travaux dans les bureaux et les logements
• Gestion déménagement, supervision remise en état, etc.

3. Assistance à la sûreté

• Gestion et contrôle de qualité des contrats de sécurité
• Surveillance en liaison avec le RSO des questions de sûreté liées aux bureaux et aux logements
• Contribuer aux briefings de sensibilisation à la sûreté/sécurité

4. Assistance administrative

• Point focal FPI, ECHO, BEI, FRONTEX
• Gestion MIPS pour ces entités
• Classement de la documentation afférente à la fonction 
• Assurer l’intérim lors des absences des collègues
• Toute autre tâche administrative selon les besoins

Le salaire de base dépendra de l'expérience professionnelle pertinente et vérifiée, généralement à partir de 1.660.174 F. CFA. Il existe un ensemble d'avantages compétitifs, sous réserve de certaines conditions, y compris des jours de congé personnel et des jours fériés, des assurances maladie et un plan d'épargne-retraite.

La date de début prévue est le 01/02/2025. 

Critères d’éligibilité

• Disposer de ses droits civiques et permis de travail selon la législation locale (sera vérifié si le candidat est retenu)
• Dossier introduit dans les délais et selon le format demandé
• Casier judiciaire vierge (sera demandé si le candidat retenu)

Critères de sélection pour la procédure de sélection

Les critères suivants seront évalués lors de la sélection sur dossier, des épreuves écrites et des entretiens et seront qualifiant pour les étapes successives de la procédure :

• Cycle d'études universitaires de trois ans minimum en finance et/ou comptabilité et/ou administration générale
• Maîtrise du français oral et écrit (minimum C1)
• Expérience professionnelle dans la gestion financière et contractuelle de minimum 5 ans ; une expérience professionnelle dans le domaine de la gestion logistique constitue un atout ; une expérience professionnelle antérieure au sein d’une mission diplomatique ou d’une organisation internationale constitue un atout
• Bonnes connaissances des procédures financières (connaissance des règles européennes ou internationales constituent un atout)
• Bonnes connaissances de Microsoft Office et des applications informatiques en général;
• Bonnes connaissances de l’anglais (caractérisée au moins par de bonnes capacités de lecture, écriture et de compréhension orale)
• Aptitude à travailler en équipe avec de bonnes compétences relationnelles et à travailler dans un environnement multiculturel
• Attitude dynamique, proactive, sens des responsabilités, capacité à accomplir de bonnes performances sous pression

Comment appliquer

Veuillez adresser votre candidature et les pièces justificatives obligatoirement en .pdf au plus tard le 30/11/2024 par courriel à l'adresse mail suivante: [email protected]

La candidature doit contenir une lettre de motivation (en pdf), un CV détaillé au format Europass en pdf (document disponible ici : //europa.eu/europass/en/create-europass-cv) accompagné d’une copie des diplômes (en pdf), attestations d’emploi (en pdf) et une copie de la carte d’identité (en pdf).

Attention : seules les demandes complètes reçues dans les délais et sous le format demandé seront prises en considération.

Le candidat retenu fera l’objet d’un contrôle médical et d’une vérification de ses références professionnelles.

Le processus

Après la date limite de dépôt des candidatures, les candidatures éligibles seront admises à la sélection par le comité mis en place à cet effet.

En fonction du nombre de candidatures reçues, les phases successives de la sélection peuvent inclure une présélection des candidats sur la base de l'évaluation des informations fournies dans la lettre de motivation, le CV, des tests pratiques et des entretiens. Au moins 2 à 3 des meilleurs candidats seront invités à la phase finale [entretien, test, présentation ou toute autre phase finale la plus appropriée].

Seuls les candidats admis à chaque phase de sélection successive seront contactés individuellement. La délégation utilisera les mêmes moyens de publication que pour le présent avis de vacance pour informer les candidats restants lorsque la procédure de recrutement est terminée et qu'un candidat a (ou n'a pas) été recruté.

La délégation ne fournira pas d'informations supplémentaires et ne discutera pas de la procédure de sélection. Pendant la procédure de sélection, veuillez ne pas contacter les membres du comité de sélection, mais adresser vos questions et commentaires à [email protected]

Égalité des chances

L'Union européenne s'engage à appliquer une politique d'égalité des chances pour tous ses employés et candidats à l'emploi. En tant qu'employeur, l'UE s'engage à promouvoir l'égalité entre les hommes et les femmes et à prévenir toute discrimination, quel qu'en soit le motif. Elle accueille activement les candidatures de tous les candidats qualifiés issus de milieux divers. Nous visons un service véritablement représentatif de la société, où chaque membre du personnel se sent respecté, est en mesure de donner le meilleur de lui-même et peut développer tout son potentiel.